¿Planeas tus operaciones de fabricación con hojas de cálculo? Piénsalo.

Por Dave Turbide

La hoja de cálculo electrónica fue la “aplicación asesina” que sacó la computadora personal del
espacio de IT y la llevó a los escritorios de prácticamente a todo el personal de la empresa. Y la
hoja de cálculo cambió la cara de los negocios, permitiendo a los tomadores de decisiones un
acceso sin precedentes a los datos, herramientas organizativas y analíticas para desbloquear
información e inteligencia como nunca.

El lado oscuro de la hoja de cálculo

Sí, la hoja de cálculo es una herramienta maravillosa, pero también tiene un lado oscuro. Las
hojas de cálculo se han convertido en una parte tan integral de la vida cotidiana en la oficina que
un usuario puede fácilmente volverse complaciente. Después de todo, si no está roto, no lo
arregles, como dicen. Es posible desarrollar un acuerdo completo sobre qué hacer, dónde y
cuándo, para una empresa de fabricación, que satisfaga la demanda del cliente … en una hoja
de cálculo. Lo he visto. Y el acuerdo (dudo en llamarlo plan) puede ejecutarse y los
clientes, quedan satisfechos. ¿Entonces, cuál es el problema?

Cuando las cosas se complican

La “planeación” basada en una hoja de cálculo es simplemente un ejercicio de matemática básica
(sustracción, multiplicación, etc.) sin una lógica real aplicada. Simplemente ejecuta las fórmulas
que el usuario incorporó a la cuadrícula. Y eso puede ser adecuado en una situación simple con
una sola planta, pocos productos y pocos clientes. Pero la hoja de cálculo en realidad no está
haciendo la planeación, solo está organizando los datos y realizando algunos cálculos.
El planeador, hace la planeación real cuando manipula esas cantidades y fechas para equilibrar
las cosas y eliminar los conflictos e ineficiencias. La mayoría de los planeadores son muy buenos
en sus trabajos. Pero hay un límite para lo que incluso el planador más experimentado y talentoso
puede manejar. Cuando las cosas se complican, a medida que la empresa crece y la cadena de
suministro se vuelve más compleja, los retos aumentan.

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La pregunta difícil es esta: ¿en qué punto la complejidad del trabajo excede la capacidad del ser
humano de hacerlo de forma efectiva sin las herramientas adecuadas? ¿un sistema
de planeación moderno basado en la optimización?

Lamentablemente, no existe un indicador definitivo y la mayoría de las empresas no reconocerán
la necesidad hasta que se haga un daño considerable o se pierdan oportunidades significativas
para el negocio. Entonces, la verdadera pregunta NO debería ser “cuándo debo actualizar las
herramientas” sino “¿cómo pueden las herramientas mejorar el servicio al cliente y la
productividad, incluso antes de que la empresa se vea afectada por un rendimiento inferior?”

Desarrolle un plan para hacerlo realidad

La esencia de la gestión de las operaciones de fabricación es poner los recursos disponibles
(personas, habilidades, máquinas, inventario, capital) para utilizarlos de forma efectiva y producir
los productos que los clientes desean. Y ese es el propósito de un sistema de planeación. Los
planeadores más básicos (MRP) lo ayudan a desarrollar un cronograma maestro de qué hacer
y cuándo, diseñando un plan de compras y producción para que esto suceda. Luego,
una aplicación de planeación de capacidad identifica cualquier conflicto o problema de recursos
para que los planeadores puedan ajustar el cronograma o hacer otras adaptaciones para
garantizar que el plan pueda completarse.
Los llamados sistemas de planeación avanzada (APS) planean los materiales y la capacidad
simultáneamente, desarrollando un plan general que se ajusta a las capacidades de producción
disponibles.

El poder de la simulación y el aprendizaje automático

Un sistema moderno de planeación avanzada utiliza la simulación y el aprendizaje automático
para desarrollar un plan optimizado que proporcione la mejor combinación posible de recursos y
uso de materiales que estén vinculados a la experiencia real (rendimiento) y al estado de la
actividad continua en la planta, proporcionando el mejor de los planes y horarios más precisos.
¿Es realmente necesario un sistema de planeación moderno si actualmente está planeando usar
hojas de cálculo? Piénselo de esta manera: no esperaría que su planeador (o cualquier otro
empleado) camine 5 millas al trabajo, incluso si pueden, porque no es eficiente ni efectivo. Los
automóviles, Ubers y quizás el transporte público están ampliamente disponibles y son
accesibles. Puede caminar para hacer ejercicio, pero ir y venir del trabajo….. es demasiado
importante para una elección tan lenta y poco confiable.
El uso de las herramientas de planeación adecuadas puede, literalmente, salvar a su empresa al
permitir el uso efectivo de los recursos, la finalización puntual del trabajo, la reducción de costos
y un excelente servicio al cliente.

Dave Turbide

Consultor independiente, educador y escritor independiente
Dave es un consultor independiente, educador y escritor que sirve tanto a los desarrolladores
como a los usuarios de software y sistemas para fabricantes. Ha realizado análisis y escritos
de cientos de artículos, blogs, White Papers, bajo estudios de casos y asesoramiento a
desarrolladores de software sobre dirección y enfoque. Es presidente de APICS, así como
presentador e instructor recurrente. Es un entrenador certificado en la simulación de la cadena
de suministro de The Fresh Connection.
Se puede ver a Dave en publicaciones impresas, en línea y en su sitio web es
www.daveturbide.com